Assets digitales son todos aquellos materiales digitales generados por una institución o aquellos de los cuales es propietaria. Pueden aparecer en una gran variedad de formatos, y pueden incluir textos, web, archivos de audio, vídeo, animaciones e imagen.
Estos denominados assets o activos multimedia de las organizaciones es lo que conocemos como la imagen de un logotipo, presentaciones corporativas y cualquier recurso digital que pertenezca a la empresa y que generen ingresos o contenidos de valor a los empleados o usuarios.
Estos activos se pueden utilizar en diversos contextos: Ventas (entradas, museum shops, visitas guiadas) Marketing (folletos, merchandising, microsites) Educación (apps educativas, talleres) Publicaciones (libros, guías) Desarrollo web, gestión de cobros y transacciones administrativas de cualquier tipo, y conservación digital.
En múltiples ocasiones el término ” assets audiovisuales” o “assets de medios” se utiliza para referirse más concretamente a contenido de audio o vídeo. Uno de los principales parámetros a la hora de seleccionar el DAM (gestión de activos digitales) adecuado para su institución, es la capacidad de gestionar desde un repositorio centralizado toda la información de su institución en un entorno 360º (papel, web, redes sociales, gestión de eventos y marketing, gestión de publicaciones, Apps…).
La modularidad del sistema es clave para la gestión de estos activos. Y con los cambios en tecnologías, soportes, canales, etc., la flexibilidad, modularidad y maleabilidad del sistema debe ser lo más alta posible.
La gestión de los assets digitales incluye el desarrollo de contenidos, producción y digitalización de los medios audiovisuales, y pueden representar una importante inversión en tiempo y adquisición de competencias.
A medida que el volúmen de estos recursos digitales creados y custodiados por las instituciones aumenta, su gestión se vuelve cada vez más compleja.
La gestión de assets digitales (DAM) y de medios audiovisuales digitales (MAM) incluye actividades relacionadas con la creación, catalogación , almacenamiento, recuperación y copia de seguridad de estos activos. El propósito de un DAM es integrar las mejores prácticas en los flujos de trabajo para facilitar el acceso a estos recursos, y ponerlos a disposición para su reutilización. Un DAM supondría algo tan simple como la adopción de determinados convenios de denominación de archivos y almacenamiento de éstos, de forma que los assets puedan ser rastreados, indexados y grabados fácilmente , poder ser localizados de forma fácil y poder ser recuperados para diferentes propósitos por cualquier usuario del sistema.
Muchos de nosotros estamos familiarizados con la frustración al tratar de localizar la versión más reciente de un archivo digital; un sistema DAM puede ayudar a evitar estas situaciones mediante el establecimiento de prácticas de gestión de archivos coherentes dentro de una organización. Suele utilizarse normalmente para mejorar la eficiencia no sólo en la gestión de archivos , sino también en las siguientes áreas:
Gestión de archivos. Gestión de metadatos. Flujos de trabajo. Seguimiento y aplicación de políticas de la institución (buenas prácticas, correcta aplicación del manual de imagen corporativa, etc) Gestión de acceso al DAM a través de un sistema de perfiles y permisos.
Un sistema DAM, es una combinación de hardware y software diseñados para trabajar juntos a fin de gestionar los assets digitales de una institución. Centraliza y agiliza los procesos asociados a diversas IPs y derechos de acceso, facilita protocolos de seguridad, el seguimiento de ususarios, la búsqueda y la recuperación de información.
Si su institución está considerando la inversión en un DAM , primero debe desarrollar una estrategia que incluiría la puesta en marcha de un sistema organizativo –con una consultoría por parte de una empresa habituada a hacerlo- en su organización, mediante la evaluación de las prácticas actuales de su institución en la creación y el mantenimiento de los assets digitales. La evaluación debe incluir un inventario de los tipos de assets generados y las necesidades de los usuarios de estos assets . Los requisitos y objetivos establecidos en la estrategia gestión de assets, le proporcionarán los criterios para seleccionar el sistema que mejor se adapte a sus necesidades específicas.
Desde Grupo Trevenque, y tras haber realizado una rigurosa investigación, y haber testado diversos software (tanto de código abierto como propietarios), hemos llegado a la conclusión que censhare es la plataforma de software que mejor se ajusta, por su modularidad, fiabilidad y potencia, a los requerimientos de instituciones culturales, especialmente Museos, Fundaciones y Archivos.
Algunas instituciones pueden optar por crear su propio sistema DAM utilizando el software de base de datos existente, si tienen la experiencia necesaria para implementar la funcionalidad necesaria. Nosotros no recomendamos esta solución ya que creemos que las soluciones inhouse tienden a coincidir con las posibilidades de desarrollo y conocimientos del personal interno de la institución, y se tiende a elegir las soluciones o tecnologías que éstos más dominan, no las mejores.
Por otro lado, la capacidad de desarrollo de un equipo de IT en un Museo está muy restringida. El tamaño, la experiencia y la estructura de censhare es perfecta para un área en la que grandes empresas tienen dificultades para poder reaccionar de forma ágil ante cambios del mercado o las tecnologías, y las demasiado pequeñas no tienen la capacidad de desarrollo necesaria para ofrecer esta agilidad, por falta de recursos.
Las estrategias de gestión de un DAM deben revisarse cuando se produzcan cambios en las prácticas institucionales de assets digitales, por lo que la institución debe tener en cuenta la experiencia, fiabilidad y empatía con la empresa a la que adquiere servicios y licencias, pues este tipo de proyectos tienen unos tiempos mínimos de implementación, lo que requiere una relación a medio plazo que debe estar presente en la toma de decisiones.
Invertir en la gestión estratégica de assets digitales de una institución, puede ahorrar a ésta muchos recursos, de tiempo y dinero mediante la racionalización de los flujos de trabajo y la mejora del acceso a los recursos para múltiples usuarios y usos.